SamplesResearchEffective Interviewing MethodsBuy essay
← Data WarehousingSexual Addiction →

Custom Effective Interviewing Methods Essay

The  purpose  of  conducting  interviews  is  to  determine  if  there  is  a  match  between  the  job  seeker  and  the  job  itself.  An  interview  can  only  be  considered successful  if  the  interviewer  manages  to  establish  the  interviewee’s  behavior,  values,  motivations,  as  well  as  qualifications. Interview  process  starts  with  planning  by  the  interviewing  firm.  Job  requirements,  duties,  and  qualifications  are  defined  during  the  planning  phase.  Interview  questions  are  then  prepared.  These  questions should  comprise  of  behavioral  based  questions,  role-plays  and  situational  questions. an  appropriate  location  from  where to  conduct  the  interview  is  then  chosen  after  which  screening  is  carried  out  to  reduce the  number  of  employees  to  a  manageable  number  in  order  to  save  time  and  money.  Interview  methods  include:  Phone  interview,  face  to  face  interview,   group  interview,  panel  interview,   Unstructured  technique,  and  structured  interview.  Conducting  the  interview   is  the  next  step  in the  interviewing  process.  It  involves  establishing  rapport,   explaining  the  purpose  of  the  interview,  communicating to  the  interviewee  how  you  intend  to  carryout  the  interview,  getting  of  behavioral  information from  the  interviewee  on  mandatory  success  factors,  explaining  duties,  responsibilities  and   deliverables  that  the  position  entails,  and  evaluating  the applicants.

This  paper  seeks  to  explain  interviewing  best  practices.  Interviewing  methods,  skills  and  processes  will  be  explained.  Previously,  employers  have  conducted  interviews  wrongly and  this  has  led  to  the  placement  of  the  wrong  personnel  in  different  positions  in  the  organization.  For  instance,  many  firms  have  customer  care  agents  who  cannot  address  customers  while  facing  them  which  is  what  good  communication  skills  require  courtesy of  a  wrong  interview  technique.  This  is  basically  why  this  area  is  of  interest  to me. 

Research methodology

To achieve the  desired  research  objectives,  both  primary  and  secondary  sources  of  information  were  made  use  of.  The  primary  sources  included  questionnaires  given  to  employers   in  the  business  fraternity  quite  conversant  with  the  concept  as  well  as  professionals  who  do  recruitment  for  big  firms.. The  secondary  source  of  information  was  basically  library  research  targeting  books and articles  touching  on  the  subject. 

Main body    

The  first  step  in  the  interview  process  is  planning.  The interviewer  should  understand  the  key  elements  of  the  particular  job  before  the  material  day.  Once  the  interviewer  has  known  what  the  job  entails,  he/she  should  then  come  up  with  a  simple  outline  that  shows  the  job  duties  and  the  qualifications  needed (Camp, 2001).  After  the  interviewer  has  established  the  duties  as  well  as  the  desired  qualifications  he/she  should  then  prepare  questions  to  be  answered  by  the  interviewees.  Structured  questions  should  be  made  use  of  since  they  help  eliminate  the  possibility  of  biasness  thereby  giving  all  the  interviewees  a  fair  chance (Camp, 2001).  To  achieve  this,  the  interviewer  should  use  behavioral  based  questions,  role-plays  and  situational  questions.  Behavioral  based  questions  seek  to  evaluate  the  applicants  past  behavior,  as  well  as  experience  and  initiative.  Situational  questions   on the  other  hand  seek  to  gauge  the  interviewee’s  ability  to  judge,  as  well  as  his/her  knowledge (Arthur,  2006).  To  achieve  this,  the  interviewer  presents  the interviewee  with  a  hypothetical  situation  such  as  “  what  action  would  you  take  if  you  were  the  manager  and  an  employee  of  your  firm  reports  theft  of  merchandise  from  the  store  by  another  employee?” (Arthur,  2006) .  lastly,  sample  role  plays  serve  as  efficient  ways  to  learn as  well  as  practice  new  skills.  They  are  basically  used  during  the  interview  process  to  establish  the  interviewee’s  personal  charisma  as  well  as  the  skill  to  handle  a  stressful  condition.  Stressful  conditions  may  include  a  situation  whereby  the  applicant  is  handling  an  irate  customer (Arthur,  2006). To  succeed  in  executing  the  role  play  bit  of  the  interview,  the  interviewer  should  write  the  particular   case  on  paper (Adams,  2001).  After  the  interviewee  is  given  the  written  situation  to  handle,  he/she  should  be  given  adequate  time  to  visualize  and  get  into  that  character.  The  situation should   be  written  with  adequate  and  well  explained  guidelines  so  that  the  interviewee  can  thoroughly  understand  it (Adams,  2001).  The  interviewee  should  then  be  given  an  opportunity  to  ask  questions  incase  anything  was  not  well  understood.  The  interviewee  should  then  be  given  a  feedback  as  far  as   his/her  performance  in  the  role  play   is  concerned.  Before  the  verdict  of  the  interviewer   is  given,  the  interviewee  should  be  given  a  chance  to  comment  about  how  they  think  they  carried  out  the  role  play (Adams,  2001). 

The  next  step  is to  pick  an  appropriate  location  from  where to  conduct  the  interview.  Although Carrying  out  the  interview  from  the  interviewee’s  place  may  be  very  good  for  the  applicant,  its  quite  inconveniencing  to  the  interviewer  and  it  may  also  make  the  interviewee  mistake  the  intention  of  the  interviewer (Gillham, 2005).  The  interviewee  may take  it  that  the  interviewer  is  invading  his/her  territory.  The  interviewer’s  place  may  on  the  other  hand  make  the  interviewee  fail  to  be  at ease.    A  neutral  ground  such  as  a  conference  room,  cafeteria  or  a  starbuck    is  therefore  the  best  place  to  carryout  the  interview (Gillham, 2005). 

Once  the  appropriate  venue  for  the  interview  is  chosen,  the  next  thing  the  interviewer should  do  is  to  choose  the  appropriate  interview  method.  Screening is  the  first step  in  the  interview  process.  Its  done   if   the  number  of  applicants  is  high (Gillham, 2005).  Screening  is  done  to  reduce  the  number  of  applicants  to  a  manageable  number. Screening  helps  save  time  and  money  by  doing  away  with  unqualified  candidates.  Its  normally  a  very  short  process  that   concentrates  only  on  the  required  qualifications.  The  applicants  who  do  not  meet these  qualifications  are  eliminated  at  this step (Gillham, 2005).

Phone  interview   is  appropriate  if  the  number  of  applicants  is  high. This  kind  of  interview  as  the  name  suggests  is  carried out  via a  telephone.  Its  also  appropriate  if  the  interviewer  and  the  applicant  are  separated  by  a  large  geographical  distance (Arthur,  2006).  For  instance,  if  the  two  live  in  different  countries,  this  method  comes  in handy.  Phone  interviews  are  normally  carried  out  via  landlines  as   opposed  to  mobile  phones  to  ensure  good  reception  irrespective  of  the  interviewee’s  location (Arthur,  2006). 

Face  to  face  interview  is  a  one  to  one  interview  which  is  actually  the most  common  of  all  interview  methods (Arthur,  2006).  Its  carried  out  when  both  the  interviewer  and  the  interviewee  are  in  a  private  room.  Face  to  face  interviews  enable  the  interviewer  capture  unspoken  communication  presented  through  gestures  and  other  body  movements (Arthur,  2006). One  major  weakness  with  this  method  is  that  it  is  time  consuming  since  applicants are  required  to  go  through  several  different  interviews.

Group  interview  on  the  other  hand    involves  all  the  applicants  meeting  in  the  same  room  during  the  interview  process.  This  is  especially  common  if  the  interview  involves  answering  written  questions  on  paper (Arthur,  2006). 

Panel  interview  is  one  that  involves  the  applicant  meeting   several  members  of the  recruiting  company  at  the  same  time.  This  method  allows  the company  to  pick  a  candidate  who  has  very  good  listening  skills  as  well  as  one  who  can  single  out  questions  and answer  them  categorically (Gillham, 2005). 

Unstructured  technique  of  interview  as  a  method  involves  changing  the  interview  questions  to  suit  the  intelligence  and  understanding  of  the  particular  applicant  being interviewed.  Structured  technique  on  the  other  hand  involves  coming  up  with  a  standard  set  of  questions  to  be  answered  by  all  the  applicants (Gillham, 2005).  A survey  questionnaire  is  used  in  this  method.  Closed  ended  questions  are  used  mostly  in  this  method  so  as  to  make  it  easier  for the  interviewer  to  evaluate  and  compare  the  applicants being  interviewed (Gillham, 2005). 

Conducting  the  interview: - once  in  the  chosen  interview  venue,  the  interviewer  should  first  ensure  that  the  environment  is  comfortable  for  the  interviewees.  This  entails  ensuring  no  distraction  by  things  such  as  loud  light  and  noise (Gillham, 2005).  The  next  step  is  establishing  rapport  with  the  interviewee.  This   processes  may  take  between  five  and  seven  minutes.  To  establish  rapport,  the  interviewer  should  find  a  way  of  connecting with  the  interviewee  in order  to  make  him/her  comfortable (Gillham, 2005).  This  is the  only  way  one  can  ensure  honest  and  thoughtful  responses  are  given  by  the  person  being  interviewed.  Rapport  can  be  established   through  asking  questions  that  have  more  to  do  with  life  than  the  job.  For  instance  the  interviewer  can choose  to  ask  the  interviewee  about  people  he/she  went  to  school  with,  people  he/she  grew  up  with  etc (Gillham, 2005).

After  establishing  rapport,  the   interviewer  should  then  explain  the  purpose  of  the  interview  after  confirming  from  the  interviewees  that  they  are  indeed  comfortable  with  the environment (Camp, 2001). The  next  step  is  to  communicate to  the  interviewee  how  you  intend  to  carryout  the  interview. The  interviewer  may  seek  for  instance  to  know  how  the  interviewee  will  handle  the  job  once  he/she  has  it (Camp, 2001).  The  interviewer  should  avoid  discouraging  comments  or questions  irrespective  of  the  responses the  interviewee  is giving. The  interviewer  should  encourage  the  interviewee  to  ask  questions  since  this  goes  a  long  way  in  building  trust  which  enhances  the  interview  processes (Camp, 2001). 

The  next  step  involves  getting  of  behavioral  information from  the  interviewee  on  mandatory  success  factors.  To  do  this,  the  interviewer  should  ask  directing  questions  so  as  to  get  an  overview  of  the  situation (Gillham, 2005). Next,  the  interviewer  should   describe  the  position.  He/she  should  talk  about  the  duties,  responsibilities  and   deliverables  that  the  position  entails. Examples  of  the  work  involved  should  be  explained to  the  interviewees  and  any  questions  from  the  interviewees  pertaining  this  should  be  answered (Gillham, 2005).  The  interviewer  should  then  sell  the  position  as  well  as  the company  by  explaining  the  positives  about  both.  This  may  take  about  five  minutes.  The  next  step  is  to  close  the  interview.  To  do  this,  the  interviewer  should  determine  if  the  candidate  is  interested  and  then  explain  the  next  steps  like  where  to  obtain  the  results  of  the  interview  etc (Camp, 2001).  Finally, the interviewer should evaluate the applicants.  This  is  done   through  gauging  the  candidate  against  the  success  factors  which  were  being  evaluated.  The  evaluation  should  then  be  documented  after  which  a  decision  to  hire  or  not   is  made (Camp, 2001).

Conclusion/ summary

This  paper  has  discussed  the  steps,  methods,  processes  as  well  as  skills  required  in  an  interviewing  exercise.  Interview  process  starts  with  planning  by  the  interviewing  firm.  Job  requirements,  duties,  and  qualifications  are  defined  during  the  planning  phase.  Interview  questions  are  then  prepared.  These  questions should  comprise  of  behavioral  based  questions,  role-plays  and  situational  questions. an  appropriate  location  from  where to  conduct  the  interview  is  then  chosen  after  which  screening  is  carried  out  to  reduce the  number  of  employees  to  a  manageable  number  in  order  to  save  time  and  money.  Interview  methods  include:  Phone  interview,  face  to  face  interview,   group  interview,  panel  interview,   Unstructured  technique,  and  structured  interview.  Conducting  the  interview   is  the  next  step  in the  interviewing  process.  It  involves  establishing  rapport,   explaining  the  purpose  of  the  interview,  communicating to  the  interviewee  how  you  intend  to  carryout  the  interview,  getting  of  behavioral  information from  the  interviewee  on mandatory  success  factors,  explaining  duties,  responsibilities  and   deliverables  that  the  position  entails,  and  evaluating  the applicants.

Custom Effective Interviewing Methods Essay

Code: Sample20

Related essays

  1. Sexual Addiction
  2. Underground Railroad Communication
  3. Data Warehousing
  4. Perception
On your first order you will receive 15% discount
Order now PRICES from $12.99/page ×
Live chat